Conduzir uma reunião com assertividade envolve uma comunicação clara, eficiente e respeitosa, garantindo que todos os participantes tenham a oportunidade de contribuir e que as decisões sejam tomadas

Aqui estão algumas estratégias para conduzir uma reunião assertivamente:

1-    Tenha um objetivo claro para a reunião e defina os tópicos a serem discutidos.

2-    Inicie a reunião pontualmente para mostrar respeito pelo tempo de todos.

3-    Comunique-se de maneira clara e direta. Evite rodeios e vá direto ao ponto. Deixe claro se os participantes poderão interromper a fala para esclarecer dúvidas ou se essas serão respondidas ao final da exposição.

4-    Monitore o tempo para garantir que todos os itens da agenda sejam cobertos. Se necessário, ajuste o tempo de discussão para manter a reunião dentro do prazo.

5-    Incentive todos os participantes a compartilhar suas opiniões e ideias. Certifique-se de que todas as vozes sejam ouvidas.

6-    Aborde os conflitos de maneira construtiva. Use técnicas de mediação para resolver desentendimentos e manter o foco nos objetivos da reunião.

7-    Use uma linguagem corporal aberta e positiva para transmitir confiança e receptividade. Observe a linguagem corporal dos participantes para identificar sinais de desconforto ou desacordo.

8-    Ao final da reunião, recapitule as decisões tomadas e as ações acordadas. Certifique-se de que todos saibam suas responsabilidades e prazos. Agradeça a todos os participantes por suas contribuições e pelo tempo dedicado.

9-    Após a reunião, envie uma ata da reunião com os principais pontos discutidos, decisões tomadas e próximas ações. Isso ajuda a manter todos os participantes informados e comprometidos.

10-  Monitore o progresso das ações acordadas e envie lembretes conforme necessário para garantir que os prazos sejam cumpridos.

Conduzir uma reunião com assertividade requer preparação, clareza e um compromisso com a comunicação eficaz. Com essas estratégias, você pode garantir que suas reuniões sejam produtivas e bem-sucedidas.

Flávia Guimarães Ribeiro / Especialista em Comunicação Humana